Sekarang kita sudah mengetahui dasar-dasarnya, mari selami lima langkah dasar manajemen acara. Ini dapat diterapkan pada acara apa pun dan akan memberi Anda banyak wawasan yang dapat diterapkan langsung ke acara Anda, dalam bentuk atau bentuk apa pun. 

LANGKAH 1: BUAT TUJUAN DAN KERJAKAN PEKERJAAN RUMAH ANDA

Tahap pertama dari setiap acara yang sukses adalah menentukan tujuan Anda dan membuat rencana tindakan tentang bagaimana Anda akan mewujudkannya. Mulailah dengan mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai, fokus pada satu tujuan dan lakukan dengan sungguh-sungguh. Dalam banyak kasus, ini akan terbukti dengan sendirinya. Misalnya, mungkin Anda ingin meluncurkan produk baru atau mungkin Anda ingin menghasilkan prospek tambahan. 

Apa pun yang Anda putuskan, penting untuk mengetahui secara spesifik karena ini akan memberi Anda visi yang lebih jelas tentang acara tersebut, membuatnya lebih mudah untuk dikelola dalam jangka panjang. Kemudian, setelah Anda mengidentifikasi tujuan Anda, inilah saatnya untuk mulai melakukan penelitian Anda. 

Microdisect apa yang ingin Anda capai dan memetakan tindakan yang akan membawa Anda ke sana. Ini akan membantu menyempurnakan ruang lingkup acara Anda dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda. 

ANGKAH 2: PILIH TEMA ANDA DAN BUAT GARIS BESAR ACARANYA

Sekarang setelah Anda melakukan riset, saatnya menggunakan temuan awal Anda untuk membuat rencana tindakan nyata untuk acara Anda. Yang penting, ini akan memberi Anda dasar untuk mulai merancang acara Anda, jadi pelajari setiap detail, betapapun kecilnya itu. 

Untuk membuat bola bergulir, berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat membantu Anda menyelesaikan detail ini: 

• Apa topik acaranya? 
• Siapa target audiensnya?
• Dimana dan kapan acaranya? 
• Apa formatnya?
• Berapa durasi acaranya?
• Berapa banyak peserta yang bisa saya harapkan?
• Siapa yang akan berbicara di acara tersebut?
• Apakah saya menawarkan aktivitas atau hiburan?
• Bagaimana saya bisa membuat peserta tetap terlibat?
• Apakah Anda akan mengenakan biaya untuk tiket?
• Apakah Anda perlu mencari sponsor?
• Teknologi acara apa yang saya butuhkan?

Ada banyak bahan untuk dipikirkan di sini dan banyak lagi pertanyaan yang perlu dijawab. Yang penting adalah Anda masuk ke dalam pola pikir termenung di mana Anda membayangkan setiap detail dan kemungkinan yang mungkin terjadi di sekitar acara tersebut. Melakukannya memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang dapat muncul sejak dini.

LANGKAH 3: PERTAJAM DETAILNYA

Sekarang Anda harus memiliki gagasan yang bagus tentang seperti apa acara itu seharusnya, yang berarti inilah saatnya untuk mengubahnya menjadi kenyataan. Langkah ini sejauh ini paling memakan waktu dan terdiri dari daftar panjang tindakan (lihat di bawah) tergantung pada jenis acara yang Anda jalankan. 

• Menemukan tempat (atau platform acara online), vendor, pembicara, sponsor, dll.
• Membangun situs web acara dan meluncurkan komunikasi pra-acara
• Pemasaran dan penjangkauan acara
• Melacak RSVP dan nomor pendaftaran acara
• Komunikasi peserta
• Logistik acara pada hari itu
• Merancang dan menyelesaikan dokumen acara penting, seperti menit demi menit
• Merancang proses check-in acara dan membuat papan nama
• Komunikasi pasca acara 

LANGKAH 4: MENYAMPAIKAN ACARA

Setelah semua pekerjaan yang Anda lakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebelumnya, ini adalah hari acara. Kamu hampir sampai. Sekarang saatnya untuk memberikan acara yang akan melibatkan dan menggairahkan peserta Anda. Berikut adalah beberapa tindakan yang perlu Anda ambil, untuk mengatasi rintangan terakhir dan untuk memastikan bahwa Anda menjalankan acara dengan lancar dan sukses. 

• Memastikan semuanya sudah diatur 
• Mendaftar
• Komunikasi tamu
• Mengelola masalah dan keadaan darurat yang tidak terduga
• Pembicara dan dukungan tamu
• Media sosial dan interaksi penonton

• TAHAP 5: TUGAS PASCA ACARA

  Acara Anda telah selesai, tetapi tidak berhenti di sini. Sekarang Anda seharusnya sudah memiliki gambaran yang baik tentang bagaimana acara berlangsung dan inilah saatnya untuk mulai mengumpulkan umpan balik, terus melibatkan peserta, dan merencanakan masa depan. 

  Tindakan pertama, yang dilakukan 12 hingga 48 jam setelah acara, adalah mengirimkan email terima kasih kepada peserta Anda dengan survei pasca acara. Ini memberi peserta banyak waktu untuk mencerna bagaimana mereka menemukan acara tersebut, memberi Anda banyak wawasan tentang cara meningkatkannya.

  Kemudian dengan semua umpan balik berharga yang telah Anda kumpulkan, kumpulkan tim untuk berdiskusi. Pertemuan dan percakapan ini sangat berguna untuk berbagi kesan pribadi dan mengidentifikasi apa yang dapat dilakukan untuk bergerak maju.