Kami mendefinisikan komunikasi organisasi ‘ sebagaipengiriman dan penerimaan pesan di antara individu yang saling terkait dalam lingkungan atau pengaturan tertentu untuk mencapai tujuan individu dan bersama. Komunikasi organisasi sangat bergantung pada kontekstual dan budaya. Individu dalam organisasi mengirimkan pesan melalui saluran tatap muka, tertulis, dan dimediasi.

Komunikasi yang Efektif penting bagi manajer dalam organisasi untuk menjalankan fungsi dasar manajemen, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin dan Mengontrol.

Komunikasi membantu manajer untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab mereka. Komunikasi berfungsi sebagai dasar perencanaan. Semua informasi penting harus dikomunikasikan kepada manajer yang pada gilirannya harus mengkomunikasikan rencana untuk melaksanakannya. Pengorganisasian juga membutuhkan komunikasi yang efektif dengan orang lain tentang tugas pekerjaan mereka. Demikian pula pemimpin sebagai manajer harus berkomunikasi secara efektif dengan bawahannya untuk mencapai tujuan tim. Pengendalian tidak mungkin dilakukan tanpa komunikasi tertulis dan lisan.

Manajer mencurahkan sebagian besar waktunya untuk komunikasi. Mereka umumnya menghabiskan waktu kurang lebih 6 jam per hari dalam berkomunikasi. Mereka menghabiskan banyak waktu untuk komunikasi tatap muka atau telepon dengan atasan, bawahan, kolega, pelanggan atau pemasok mereka. Manajer juga menggunakan Komunikasi Tertulis dalam bentuk surat, laporan, atau memo jika komunikasi lisan tidak memungkinkan.

Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa ” komunikasi yang efektif adalah blok bangunan organisasi yang sukses “. Dengan kata lain, komunikasi berperan sebagai darah organisasi.

Pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi dapat diringkas sebagai berikut:

1. Komunikasi meningkatkan motivasi dengan menginformasikan dan mengklarifikasi karyawan tentang tugas yang harus dilakukan, cara mereka melakukan tugas, dan bagaimana meningkatkan kinerja mereka jika tidak sesuai target.
2. Komunikasi adalah sumber informasi kepada anggota organisasi untuk proses pengambilan keputusan karena membantu mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif.
3. Komunikasi juga memainkan peran penting dalam mengubah sikap individu , yaitu individu yang terinformasi dengan baik akan memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi. Majalah organisasi, jurnal, rapat, dan berbagai bentuk komunikasi lisan dan tertulis membantu membentuk sikap karyawan.
4. Komunikasi juga membantu dalam bersosialisasi . Dalam kehidupan saat ini, satu-satunya kehadiran individu lain mendorong komunikasi. Juga dikatakan bahwa seseorang tidak dapat bertahan hidup tanpa komunikasi.
5. Sebagaimana dibahas sebelumnya, komunikasi juga membantu dalam proses pengendalian . Ini membantu mengendalikan perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Mereka harus mematuhi kebijakan, menjalankan peran pekerjaan mereka secara efisien, dan mengkomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen.

Sistem komunikasi yang efektif dan efisien membutuhkan kemampuan manajerial dalam menyampaikan dan menerima pesan. Seorang manajer harus menemukan berbagai hambatan komunikasi , menganalisis alasan kemunculannya dan mengambil langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hambatan tersebut. Dengan demikian, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif dalam organisasi.