Kebijakan ditetapkan oleh para pemimpin bisnis untuk menguraikan prinsip-prinsip panduan dan aturan untuk perusahaan atau organisasi. Mereka dirancang untuk membantu organisasi membangun budaya perusahaan yang akan secara efektif memenuhi tujuan. Ada banyak komponen untuk mengembangkan dan melaksanakan kebijakan. Setelah kebijakan diterapkan, itu harus dipantau dan dievaluasi sesekali untuk menentukan apakah penyesuaian diperlukan. Sebagian besar kebijakan dibuat dan kemudian didokumentasikan dalam buku pegangan perusahaan atau melalui memo. Memo ini menjelaskan kebijakan yang baru diterapkan yang dianggap sebagai amandemen formal buku pegangan. Karena kebijakan dirancang untuk membantu organisasi secara strategis dalam mencapai tujuan, penting untuk melakukan evaluasi kebijakan pada setiap kebijakan yang diterapkan.

Organisasi perlu menerapkan kebijakan tertentu untuk keberhasilan strategi bisnis. Kebijakan untuk organisasi mana pun harus efektif dan relevan dengan perusahaan, karyawan, dan periode waktunya. Kebijakan yang relevan lima tahun lalu mungkin tidak lagi relevan saat ini. Inilah mengapa evaluasi menjadi sangat penting setelah sebuah kebijakan diterapkan dan diadopsi. Perusahaan tidak akan mengetahui jika suatu kebijakan perlu diubah, jika perusahaan tidak memiliki proses evaluasi kebijakan. Misalnya, organisasi tidak perlu memiliki kebijakan tentang kamar mandi netral gender, bahkan beberapa tahun yang lalu. Sekarang ini adalah masalah yang relevan, dan dengan demikian kebijakan yang sudah ada di buku pegangan harus dievaluasi relevansinya dan apakah mereka mematuhi undang-undang anti-diskriminatif saat ini atau tidak. Kegagalan untuk melakukannya dapat menempatkan perusahaan pada risiko tindakan hukum yang merugikan.

Beberapa kebijakan didorong oleh kepatuhan, berdasarkan pedoman hukum atau undang-undang. Lainnya adalah keputusan perusahaan yang dirancang untuk menciptakan suasana tertentu atau serangkaian tatanan di tempat kerja. Misalnya, kebijakan kepatuhan yang relevan melindungi data pribadi dan pribadi untuk konsumen dan karyawan. Aturan terus berubah, dan perusahaan yang tidak mengevaluasi kebijakan privasi secara teratur terkena potensi tindakan hukum yang merugikan.

Para pemimpin bisnis harus memahami bahwa kebijakan tidak hidup dalam kotak yang rapi. Apa yang berfungsi sebagai teori tidak selalu dapat dilakukan di lingkungan dunia nyata. Inilah mengapa desain evaluasi kebijakan menjadi penting. Ini memungkinkan para pemimpin untuk membuat kebijakan, berdasarkan informasi yang diketahui, dan kemudian mengembangkan teori. Ketika teori itu berkembang menjadi praktik yang diimplementasikan, para pemimpin dapat melihat masalah praktis dan kehidupan nyata apa yang muncul. Hambatan dan hambatan yang tidak terduga sering kali muncul dengan sendirinya selama implementasi dan pemantauan.

Standar yang harus dipertimbangkan oleh setiap pemimpin organisasi ketika merancang kebijakan adalah apakah kebijakan itu layak, berguna dan akurat. Untuk merancang kebijakan, pertama-tama diskusikan masalah inti dan tujuan dengan pemangku kepentingan utama, seperti dewan direksi dan eksekutif senior. Jelaskan tujuan dari kebijakan dan program yang akan mengimplementasikannya. Saat kebijakan diimplementasikan, tetapkan tujuan dan tentukan rubrik untuk sukses, dengan perencanaan evaluasi yang terfokus. Kumpulkan bukti melalui pemantauan, dan sampai pada kesimpulan keberhasilan atau kegagalan kebijakan, berdasarkan bukti. Bersiaplah untuk membenarkan kesimpulan untuk menyarankan modifikasi, penyesuaian atau kelanjutan atau penghentian kebijakan.

Sebelum suatu kebijakan dapat dievaluasi, itu harus dibuat, diterapkan, dianalisis dan dipantau. Ini mungkin tampak jelas, tetapi perusahaan tidak mampu menerapkan kebijakan, dan kemudian tidak memberi mereka waktu yang cukup untuk berhasil. Sebelum kebijakan diterapkan, itu dirancang oleh pimpinan perusahaan atau tim kebijakan yang ditugaskan untuk memenuhi standar tertentu di pasar, atau standar yang diinginkan dalam perusahaan. Pada dasarnya, kebijakan tersebut diterapkan untuk memecahkan masalah yang ada atau mengurangi masalah yang diketahui di pasar.

Kebijakan harus diterapkan dengan cara yang berdampak positif pada angkatan kerja organisasi. Misalnya, kebijakan baru yang mewajibkan pelatihan untuk setiap karyawan tentang undang-undang privasi dianggap perlu di banyak lingkungan perusahaan saat ini. Namun, bagaimana kebijakan tersebut diterapkan dapat mengasingkan sebagian besar angkatan kerja, meniadakan efektivitas pelatihan, sehingga efektivitas kebijakan tersebut. Dengan menerapkan kebijakan dengan cara yang tidak mengganggu beban kerja yang sudah berat bagi karyawan, organisasi dapat melaksanakan pelatihan, mempertahankan kepatuhan, dan idealnya mendapatkan dukungan atas kebijakan privasi baru dari staf.

Fase implementasi harus telah menetapkan tujuan yang memungkinkan kepemimpinan organisasi untuk memahami apakah kebijakan telah diterapkan dengan benar, dan jika efeknya memenuhi kebutuhan atau harapan yang diinginkan. Tidak ada bisnis yang harus memberlakukan kebijakan tanpa alasan khusus, yang kemudian ditinjau. Jika analisis kebijakan tidak menunjukkan bahwa kebijakan tersebut memenuhi tujuan yang diinginkan, ada sesuatu yang perlu diubah atau kebijakan tersebut perlu dihapus.

Menentukan apakah implementasi itu efektif memerlukan analisis tujuan kebijakan dan umpan balik dari semua pemangku kepentingan yang terlibat. Mungkin ada metrik kuantitatif yang digunakan yang menggambarkan seberapa baik implementasi berjalan. Misalnya, jika program pelatihan kebijakan privasi berupaya mendapatkan partisipasi 100 persen dalam empat minggu, analisis akan dapat menentukan apakah itu benar-benar terjadi. Dengan masuk ke webinar atau masuk ke rapat, pimpinan dapat menentukan siapa yang telah mematuhi kebijakan baru dan siapa yang tidak.

Selain analisis kuantitatif, organisasi dapat mensurvei peluncuran tersebut. Mereka yang mengikuti pelatihan adalah orang-orang terbaik untuk memberikan umpan balik tentang kualitas dan efektivitas program. Kebijakan tidak selalu dipertanyakan di sini, tetapi metode pengirimannya. Misalnya, staf mungkin setuju bahwa privasi itu penting tetapi dapat menemukan program pelatihan berisi terlalu banyak istilah hukum atau memiliki gangguan teknis dalam penyampaiannya.

Analisis tersebut akan memberi tahu para pemimpin bisnis sumber daya apa yang diperlukan untuk kebijakan tersebut. Sumber daya tersebut dapat berupa sesuatu yang sederhana seperti meminta karyawan mendaftar ke webinar untuk mempelajari aturan kebijakan privasi. Ini menetapkan kerangka waktu yang wajar untuk penyelesaian dan menetapkan hambatan apa pun yang dialami fasilitator dalam proses implementasi.

Setelah analisis awal dari implementasi kebijakan baru, pemantauan rutin dan konsisten harus dilakukan untuk memastikan kebijakan tetap berjalan sebagaimana dimaksud. Manusia adalah makhluk kebiasaan dan bahkan ketika sebuah kebijakan diterapkan dengan benar, mungkin hanya masalah waktu sebelum kebiasaan implementasi pra-kebijakan muncul kembali. Pada fase pemantauan, para pemimpin bisnis ingin mengetahui bagaimana kebijakan tersebut dilakukan secara keseluruhan. Ini menggunakan survei, catatan staf, umpan balik konsumen, log data teknis, dan pengamatan lain untuk menentukan seberapa baik kebijakan tersebut dilakukan.

Fase ini penting karena memberikan indikator keberhasilan dan kegagalan yang akan digunakan dalam evaluasi kebijakan. Sebagian besar pemantauan pelaksanaan kebijakan dilakukan di tingkat lapangan atau tim dengan data dicatat dan disampaikan secara sistematis kepada pimpinan untuk kemudian dievaluasi.

Misalnya, program Manajemen Retensi Pelanggan (CRM) baru diimplementasikan di pusat layanan. Implementasinya berhasil tetapi setelah 12 bulan pemantauan, CRM tampaknya tidak menjadi perangkat lunak utama yang digunakan perwakilan layanan program. Setelah 12 bulan, kebijakan yang diharapkan adalah 100 persen masalah layanan baru yang tercatat di CRM, namun hanya 60 persen saja. Survei pemantauan dan umpan balik menunjukkan bahwa sistem tidak sesederhana digunakan seperti sistem yang lebih lama dan catatan data periode layanan puncak menunjukkan perwakilan menggunakan sistem lama karena lebih cepat dan lebih mudah.

Dengan memantau penerapan kebijakan baru untuk menggunakan CRM, para pemimpin bisnis sekarang memiliki data untuk membuat evaluasi kebijakan.

Evaluasi tersebut melihat mengapa kebijakan itu diadopsi sejak awal dan menentukan apakah itu berhasil atau gagal. Jika berhasil, kebijakan tersebut akan terus dipantau dan dievaluasi saat pasar dan lingkungan hukum berubah. Namun kebijakan yang gagal harus mempertimbangkan apakah landasan kebijakan tersebut didasarkan pada data yang tidak benar, keadaan yang tidak terduga atau teori yang salah.

Jika data yang digunakan untuk membuat kebijakan pada awalnya tidak benar, bahkan program yang diterapkan dengan baik pun bisa gagal. Perubahan lingkungan juga dapat menyebabkan kegagalan kebijakan dalam waktu singkat. Teori yang salah berarti kepemimpinan mengharapkan hasil berdasarkan gagasan yang masuk akal tetapi tidak definitif. Pimpinan akan mengevaluasi kebijakan yang gagal untuk melihat apakah ada efek samping lain yang menguntungkan dari kebijakan tersebut.

Misalnya, sekolah peduli dengan kekerasan di kalangan siswanya. Pimpinan sekolah menerapkan kebijakan kode pakaian yang dirancang untuk mengekang kekerasan siswa. Setelah satu tahun, tingkat kekerasan siswa tetap sama. Hal ini menunjukkan kebijakan tersebut telah gagal karena pakaian yang dikenakan siswa belum menjadi indikasi apakah mereka akan melakukan tindak kekerasan atau tidak. Selama periode yang sama, nilai ujian sekolah memang meningkat. Dengan evaluasi yang tepat, sekolah dapat memutuskan untuk mempertahankan kebijakan tersebut dan memantau teori implementasi yang baru, yaitu bahwa seragam membantu siswa lebih berkonsentrasi pada pelajaran daripada pakaian.

Ini disebut evaluasi formulatif. Dalam evaluasi formulatif, kebijakan ditinjau, berdasarkan apakah kebijakan tersebut mencapai tujuan yang dimaksudkan. Jika kebijakan tidak mencapai tujuan yang dimaksudkan, maka perbaikan perlu dilakukan berdasarkan data yang diberikan dalam evaluasi.

Sementara rancangan kebijakan, implementasi dan evaluasi penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang aman, inklusif dan menyenangkan, terlalu banyak kebijakan dapat menyalip produktivitas. Setelah kehancuran finansial pada tahun 2008, industri hipotek menerapkan banyak kebijakan baru berdasarkan undang-undang baru yang dirancang untuk melindungi konsumen dari pinjaman buruk, dan untuk melindungi pemberi pinjaman hipotek dari peminjam yang benar-benar tidak memenuhi syarat untuk membeli properti tertentu.

Hasilnya menjadi beban kebijakan dan dokumen prosedural, sehingga sangat sulit bagi peminjam yang memenuhi syarat untuk mendapatkan pinjaman dalam jangka waktu yang wajar, atau sama sekali. Kebijakan yang bermaksud baik mencekik pemberi pinjaman, menciptakan tumpukan pinjaman yang macet dalam proses penjaminan emisi. Persetujuan hipotek melambat, dan pembeli menjadi semakin frustrasi dengan proses tersebut. Pada akhirnya, evaluasi kebijakan menunjukkan bahwa sejumlah besar kebijakan yang baru dilaksanakan merugikan pemberi pinjaman dan konsumen.

Sementara beberapa bagian dari kebijakan baru dianggap berhasil, yang lain dianggap kegagalan yang tidak melindungi siapa pun dan hanya membuat sistem lebih sulit untuk bekerja. Ini adalah contoh betapa terlalu banyak kebijakan dapat menghambat produktivitas. Inilah sebabnya mengapa evaluasi kebijakan akan selalu menjadi aspek penting dalam pembuatan dan implementasi kebijakan bisnis. Ketika sebuah kebijakan diarahkan oleh undang-undang dan peraturan, para pemimpin bisnis menjadi pemangku kepentingan, dan mereka harus memberikan analisis dan data pemantauan kepada pembuat undang-undang dan badan pengatur. Dengan cara ini, pembuat undang-undang dan badan pengatur mendapatkan data langsung dan informasi survei tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak.