Hubungan masyarakat mengacu pada praktik meningkatkan reputasi organisasi di mata publik, pemangku kepentingan, karyawan, investor, dan semua orang yang terkait dengannya. Pakar PR dipekerjakan secara khusus oleh organisasi yang bekerja keras untuk mempertahankan citra merek organisasi.

Komunikasi memainkan peran penting dalam hubungan masyarakat yang efektif . Komunikasi dua arah antara kedua pihak sangat penting dan informasi harus mengalir dalam bentuk yang diinginkan antara organisasi dan publik. Penerima harus memahami apa yang ingin dikomunikasikan pengirim untuk hubungan masyarakat yang efektif. Penerima (publik, audiens target, pemangku kepentingan, karyawan, investor) harus memahami pesan pengirim dengan jelas. (organisasi dalam kasus ini).

Pesan / informasi perlu memberikan dampak di benak pelanggan untuk positioning merek yang efektif . Komunikasi perlu memiliki pengaruh yang kuat pada khalayak sasaran agar mereka tetap loyal terhadap organisasi.

Dalam hubungan masyarakat, penerima memainkan peran penting daripada pengirim. Pengirim (organisasi) harus memastikan bahwa penerima menafsirkan informasi dengan benar dan juga memberikan umpan balik dan ulasan yang diperlukan. Sangat penting bagi pengirim untuk memahami audiens targetnya. Pakar PR harus melakukan penelitian ekstensif dan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin sebelum merencanakan aktivitas PR. Kegiatan kehumasan akan luput dari perhatian jika penerima tidak memahaminya dengan baik. Aktivitas hubungan masyarakat harus dirancang dengan mengingat manfaat dari audiens target untuk positioning merek yang lebih baik.

Contoh

Dalam kasus rumah sakit, aktivitas hubungan masyarakat akan memastikan kelancaran arus informasi antara otoritas atau manajemen rumah sakit dan pasien serta anggota keluarga dekat atau kerabat mereka. Pakar hubungan masyarakat dari rumah sakit di daerah pedesaan harus merencanakan dan merancang kegiatan mereka dalam bahasa lokal agar penerima dapat menafsirkan dan merespons dengan baik. Jika otoritas rumah sakit berinteraksi dalam bahasa yang tidak dimengerti oleh pasien, tidak ada komunikasi nyata yang terjadi dan pada akhirnya efek dari aktivitas hubungan masyarakat menjadi batal.

Selanjutnya kebutuhan khalayak sasaran harus dipahami dengan baik. Ingatlah bahwa aktivitas hubungan masyarakat dirancang untuk memposisikan organisasi dalam pandangan terbaik. Ini terjadi hanya jika khalayak sasaran benar-benar puas dengan layanan / produknya. Pahami apa yang diharapkan audiens target dari Anda untuk merancang aktivitas PR untuk mendapatkan dampak yang maksimal dan diinginkan. Pastikan audiens target Anda memahami apa yang ingin Anda komunikasikan.

Mari kita pahami peran komunikasi dalam PR melalui contoh sederhana.

Peter merencanakan liburan bersama keluarganya ke tujuan yang belum dijelajahi. Dia memastikan dia memiliki peta tempat tertentu yang akan membantunya dengan arah dan jalan dari tempat itu.

Apa yang dilakukan peta pada contoh di atas?

Itu hanya membimbing Peter tentang tempat baru ini. Dengan kata lain, peta berkomunikasi secara efektif sehingga Peter tidak tersesat.

Bagaimana jika Peter tidak memahami peta?

Komunikasi tidak lengkap

Bagaimana jika Peter memahami petanya?

Ini adalah kasus komunikasi dua arah di mana Peter mampu menafsirkan apa yang ingin dikomunikasikan oleh peta. Contoh sederhana komunikasi dua arah.

Pakar hubungan masyarakat harus memastikan:

• Pesan sampai ke penerima (publik) dalam bentuk yang benar.
• Audiens setuju dengan pesan tersebut
• Mereka merespons sesuai dan memberikan umpan balik yang diperlukan.